Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der App und Plattform Facilex ist:

Facilex
Schlieren, Zürich, Schweiz
E-Mail: info@facilex.ch

Facilex wird als Software-as-a-Service (SaaS) an Unternehmen (nachfolgend «Kunden») lizenziert. Der jeweilige Kunde ist als Arbeitgeber selbst für die datenschutzkonforme Information seiner Mitarbeitenden verantwortlich.

2. Welche Daten wir erheben

Mitarbeitende (App-Nutzerinnen und -Nutzer):

• Personalnummer und Name (vom Arbeitgeber erfasst)
• PIN (verschlüsselt gespeichert, im Klartext niemals lesbar)
• Zugewiesene Objekte / Liegenschaften
• Check-in/Check-out-Zeitstempel und gescannte Liegenschafts-ID
• Erledigte Checklisten-Aufgaben mit Zeitstempel
• Meldungen (Beschreibung, optionale Fotos)
• Materialbestellungen (Beschreibung, optionale Lieferfotos)

Administratoren (Admin-Portal):

• Name und E-Mail-Adresse (für Konto und Benachrichtigungen)
• Unternehmensname und Abrechnungsinformationen (via Stripe)

Technische Daten:

• Betriebssystemversion, App-Version
• API-Zugriffsprotokolle (anonymisiert, für Sicherheitszwecke)

3. Zweck der Datenverarbeitung

• Erbringung der vertraglich vereinbarten SaaS-Leistung
• Verwaltung von Reinigungsaufträgen, Liegenschaften und Mitarbeitenden
• Nachweis von Anwesenheiten (Check-in/Check-out)
• Bearbeitung von Meldungen und Materialbestellungen
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Sicherheit und Betrugsprävention

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 DSG), berechtigtes Interesse (Betriebssicherheit).

4. GPS-Standortprüfung beim Check-in

Die App verwendet den Gerätestandort ausschliesslich beim QR-Code-Scan, um zu bestätigen, dass die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter physisch am richtigen Objekt ist.

• Standort wird nur einmalig beim aktiven Scan-Vorgang abgerufen
• Erlaubter Radius: 100 Meter vom Objekt
• Gespeichert: Koordinaten, berechnete Distanz, Zeitstempel, Mitarbeiter-ID
• Speicherdauer: max. 12 Monate, danach automatisch gelöscht
• Kein Hintergrund-Tracking — die App kennt den Standort ausserhalb des Scans nicht

5. Kamera und Fotobibliothek

Kamerazugriff wird ausschliesslich genutzt für:

• Scannen von QR-Codes an Liegenschaften (Check-in/Check-out)
• Fotografieren von Schäden und Mängeln für Meldungen
• Fotografieren von Lieferquittungen für Bestellungen

Fotos werden verschlüsselt auf Servern in der Schweiz gespeichert. Es wird kein Zugriff auf die gesamte Fotobibliothek des Geräts benötigt.

6. Drittanbieter

• Stripe (Zahlungsabwicklung) — verarbeitet Kreditkarten- und Zahlungsdaten gemäss eigenem Datenschutz; Facilex hat keinen Zugriff auf vollständige Kartendaten.
• Apple App Store / Google Play — Verteilung der App; unterliegen den Datenschutzrichtlinien von Apple bzw. Google.

Es werden keine Analysedienste (Google Analytics, Firebase o. ä.) oder Werbedienste eingesetzt.

7. Datenspeicherung und Sicherheit

• Alle Daten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert
• Übertragung ausschliesslich per HTTPS / TLS-Verschlüsselung
• Authentifizierung via JWT-Token mit begrenzter Gültigkeitsdauer
• PINs werden ausschliesslich als kryptografischer Hash gespeichert (bcrypt)
• Zugriff nur für autorisierte Personen des jeweiligen Kunden-Mandanten

8. Keine Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte verkauft oder für Werbezwecke genutzt. Eine Weitergabe erfolgt ausschliesslich:

• an Auftragsverarbeiter (Stripe, Hosting-Anbieter) im Rahmen des notwendigen Leistungsumfangs
• wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist

9. Datenlöschung und Konto-Löschung

Sie haben jederzeit das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen:

• Einzelne Mitarbeitende: Der Unternehmensadministrator kann einzelne Konten im Admin-Portal löschen
• Gesamtes Firmenkonto: Löschantrag an info@facilex.ch oder über das Formular unten
• Nach Kündigung werden alle Daten nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht

🗑️ Löschantrag stellen →

10. Ihre Rechte

Gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und ggf. DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten (siehe Abschnitt 9)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenportabilität (Herausgabe in maschinenlesbarem Format)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte: info@facilex.ch. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

11. Kinder

Facilex richtet sich ausschliesslich an Unternehmen und deren Mitarbeitende (Mindestalter 16 Jahre). Die App ist nicht für Kinder bestimmt. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail an registrierte Administratoren kommuniziert. Die aktuelle Version ist stets unter /api/privacy abrufbar.

13. Kontakt

Facilex
Schlieren, Zürich, Schweiz
E-Mail: info@facilex.ch

Für Datenschutzanfragen oder Löschanträge: Formular Datenlöschung oder direkt an obige E-Mail-Adresse.