Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der App und Plattform Facilex ist:

Facilex
Schlieren, Zürich, Schweiz
E-Mail: info@facilex.ch

Facilex wird als Software-as-a-Service (SaaS) an Unternehmen (nachfolgend «Kunden») lizenziert. Der jeweilige Kunde ist als Arbeitgeber selbst für die datenschutzkonforme Information seiner Mitarbeitenden verantwortlich.

2. Welche Daten wir erheben

Mitarbeitende (App-Nutzerinnen und -Nutzer):

• Personalnummer und Name (vom Arbeitgeber erfasst)
• PIN (verschlüsselt gespeichert, im Klartext niemals lesbar)
• Zugewiesene Objekte / Liegenschaften
• Check-in/Check-out-Zeitstempel und gescannte Liegenschafts-ID
• Erledigte Checklisten-Aufgaben mit Zeitstempel
• Meldungen (Beschreibung, optionale Fotos)
• Materialbestellungen (Beschreibung, optionale Lieferfotos)

Administratoren (Admin-Portal):

• Name und E-Mail-Adresse (für Konto und Benachrichtigungen)
• Unternehmensname und Abrechnungsinformationen (via Stripe)

Technische Daten:

• Betriebssystemversion, App-Version
• Technische API-Zugriffsprotokolle für Betriebs- und Sicherheitszwecke
• Personenbezogene Support-Freigaben und Zugriffsprotokolle: beteiligte Benutzer, Zeitpunkte, Freigaben, Sitzungen und Zugriffsereignisse (siehe Abschnitt 7a)

3. Zweck der Datenverarbeitung

• Erbringung der vertraglich vereinbarten SaaS-Leistung
• Verwaltung von Reinigungsaufträgen, Liegenschaften und Mitarbeitenden
• Nachweis von Anwesenheiten (Check-in/Check-out)
• Bearbeitung von Meldungen und Materialbestellungen
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Sicherheit und Betrugsprävention
• Fehleranalyse und Kundenunterstützung über ausdrücklich freigegebene Support-Sitzungen sowie Nachweis der Freigaben und Zugriffe

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 DSG), berechtigtes Interesse (Betriebssicherheit).

4. GPS-Standortprüfung beim Check-in

Die App verwendet den Gerätestandort ausschliesslich beim QR-Code-Scan, um zu bestätigen, dass die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter physisch am richtigen Objekt ist.

• Standort wird nur einmalig beim aktiven Scan-Vorgang abgerufen
• Erlaubter Radius: 100 Meter vom Objekt
• Gespeichert: Koordinaten, berechnete Distanz, Zeitstempel, Mitarbeiter-ID
• Speicherdauer: max. 12 Monate, danach automatisch gelöscht
• Kein Hintergrund-Tracking — die App kennt den Standort ausserhalb des Scans nicht

5. Kamera und Fotobibliothek

Kamerazugriff wird ausschliesslich genutzt für:

• Scannen von QR-Codes an Liegenschaften (Check-in/Check-out)
• Fotografieren von Schäden und Mängeln für Meldungen
• Fotografieren von Lieferquittungen für Bestellungen

Fotos werden verschlüsselt auf Servern in der Schweiz gespeichert. Es wird kein Zugriff auf die gesamte Fotobibliothek des Geräts benötigt.

6. Drittanbieter

• Stripe (Zahlungsabwicklung) — verarbeitet Kreditkarten- und Zahlungsdaten gemäss eigenem Datenschutz; Facilex hat keinen Zugriff auf vollständige Kartendaten.
• Apple App Store / Google Play — Verteilung der App; unterliegen den Datenschutzrichtlinien von Apple bzw. Google.

Es werden keine Analysedienste (Google Analytics, Firebase o. ä.) oder Werbedienste eingesetzt.

7. Datenspeicherung und Sicherheit

• Alle Daten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert
• Übertragung ausschliesslich per HTTPS / TLS-Verschlüsselung
• Authentifizierung via JWT-Token mit begrenzter Gültigkeitsdauer
• PINs werden ausschliesslich als kryptografischer Hash gespeichert (bcrypt)
• Mandantenbezogene Zugriffsrechte für autorisierte Personen des jeweiligen Kunden sowie ausdrücklich und zeitlich begrenzt freigegebene Supportpersonen (siehe Abschnitt 7a)

7a. Zeitlich begrenzter Supportzugriff und Protokollierung

Für die Fehleranalyse und Kundenunterstützung kann ein Unternehmensadministrator einer benannten Supportperson vorübergehend Zugang zum Office-Bereich seiner Firma erteilen. Die Plattformadministration allein berechtigt nicht zum Zugriff auf die operativen Kundendaten in dieser Oberfläche. Andere Kunden erhalten keinen Einblick in die Daten oder die Firmenverwaltung Ihrer Firma.

Freigabe, Umfang und Beendigung:

• Der Unternehmensadministrator bestimmt die Supportperson, den Supportgrund und die Dauer der Freigabe (30, 60 oder 120 Minuten). Eine Supportperson kann sich den Zugang nicht selbst freigeben.
• Die erste Freigabe erlaubt nur das Lesen. Änderungen an operativen Daten erfordern eine separate, ausdrückliche Bearbeitungsfreigabe durch den Unternehmensadministrator; diese kann unabhängig vom Lesezugriff entzogen werden.
• Im freigegebenen Office-Bereich können insbesondere Liegenschafts-, Mitarbeiter-, Einsatz-, Meldungs-, Bestell- und Dokumentdaten sichtbar werden. Supportpersonen dürfen diese Daten nur zur Bearbeitung des angegebenen Supportanliegens nutzen. Auch bei Bearbeitungsfreigabe sind die Verwaltung von Rollen, Einladungen, Zugangsdaten und Abrechnung nicht erlaubt.
• Die Freigabe ist jederzeit widerrufbar und endet spätestens mit Ablauf der gewählten Dauer. Beim Widerruf oder Ablauf werden neue Zugriffe gesperrt und bereits offene Live-Verbindungen oder Dateiübertragungen beendet. Ein Widerruf kann Daten, die zuvor bereits angezeigt oder übertragen wurden, nicht zurückholen.
• Die Supportperson arbeitet in ihrem eigenen Browser mit ihrer eigenen Anmeldung. Es handelt sich nicht um einen Fernzugriff auf Ihren Computer; die Weitergabe Ihres Passworts oder Ihrer PIN ist hierfür nicht erforderlich.

Support-Protokoll: Freigaben, Änderungen der Bearbeitungsrechte, Widerrufe, Sitzungsbeginn und -ende sowie Zugriffsereignisse werden der jeweiligen Firma zugeordnet gespeichert. Das Protokoll umfasst die beteiligten Benutzer, Zeitpunkt, Ereignisart, Freigabe- und Sitzungsreferenzen sowie bei Zugriffen den aufgerufenen Bereich, die HTTP-Methode und gegebenenfalls den Antwortstatus. Auch Zugriffe auf Dateien werden protokolliert. Passwörter, PINs, Anmeldetokens, Nachrichteninhalte und wiederverwendbare signierte Dateilinks sind kein Bestandteil dieses Support-Protokolls.

Unternehmensadministratoren können den vollständigen Support-Verlauf ihrer Firma im Bereich Verwaltung → Supportzugriff ansehen, nach Zeitraum filtern und als CSV herunterladen. Der Export umfasst alle Ereignisse im angewendeten Zeitraum, nicht nur die angezeigte Seite. Supportpersonen dürfen das Unternehmensprotokoll über die Support-Sitzung nicht einsehen oder exportieren. Heruntergeladene Protokolle enthalten personenbezogene Angaben und müssen vom Kunden entsprechend geschützt werden.

Aufbewahrung: Das Beenden einer Sitzung, der Ablauf einer Freigabe oder deren Widerruf löscht die bereits entstandenen Protokolle nicht automatisch. Sie bleiben zur Nachvollziehbarkeit der Freigaben und Zugriffe erhalten. Auskunfts- und Löschanfragen zu diesen Angaben können über den Datenschutzkontakt in Abschnitt 13 gestellt werden; etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind dabei zu berücksichtigen.

Die Support-Freigabe ist eine technische Zugriffsberechtigung und ersetzt nicht die erforderliche datenschutzrechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Mitarbeiter- oder anderen personenbezogenen Daten. Sie steuert den Zugang in der Facilex-Anwendung; technische Administrationsmöglichkeiten für Hosting, Server- und Datenbankbetrieb werden dadurch nicht aufgehoben.

8. Keine Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte verkauft oder für Werbezwecke genutzt. Eine Weitergabe erfolgt ausschliesslich:

• an Auftragsverarbeiter (Stripe, Hosting-Anbieter) im Rahmen des notwendigen Leistungsumfangs
• an ausdrücklich freigegebene Supportpersonen ausschliesslich für das vom Kunden bezeichnete Supportanliegen und im freigegebenen Umfang (siehe Abschnitt 7a)
• wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist

9. Datenlöschung und Konto-Löschung

Sie haben jederzeit das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen:

• Einzelne Mitarbeitende: Der Unternehmensadministrator kann einzelne Konten im Admin-Portal löschen
• Gesamtes Firmenkonto: Löschantrag an info@facilex.ch oder über das Formular unten
• Nach Kündigung werden alle Daten nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht

🗑️ Löschantrag stellen →

10. Ihre Rechte

Gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und ggf. DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten (siehe Abschnitt 9)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenportabilität (Herausgabe in maschinenlesbarem Format)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte: info@facilex.ch. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

11. Kinder

Facilex richtet sich ausschliesslich an Unternehmen und deren Mitarbeitende (Mindestalter 16 Jahre). Die App ist nicht für Kinder bestimmt. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail an registrierte Administratoren kommuniziert. Die aktuelle Version ist stets unter /api/privacy abrufbar.

13. Kontakt

Facilex
Schlieren, Zürich, Schweiz
E-Mail: info@facilex.ch

Für Datenschutzanfragen oder Löschanträge: Formular Datenlöschung oder direkt an obige E-Mail-Adresse.